ADMINISTRASI UMUM

MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR

1. Pengertian Dokumen 

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.
Dokumentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat. 
Dari definisi diatas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sebagian kecil dari dokumen. bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat. kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon), e-mail dan lain-lain.

2. Jenis-Jenis Dokumen

A. Jenis-jenis dokumen berdasarkan pemakaiannya/kepentingannya

- Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll.

Gambar STTB.

 Contoh Akta Kelahiran.

- Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll.

- Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah Pemuda, Batu Tertulis, dll.

- Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 1945, keputusan presiden, peraturan daerah, dll.

B. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

- Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Seperti : buku, majalah, koran , pita kaset, film, dll. Titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan.

- Dokumen corporal, adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno, dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

- Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan.

C. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam:

- Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat.

- Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.

- Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hukum dimuka pengadilan.

- Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

D. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas:

- Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah, dll.

- Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll.

- Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang. Seperti: surat perjanjian, surat kontrak, dll.

- Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kalaedoskop, dll.

- Perseorangan seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi Lukisan Affandi, dll.

E. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

- Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas : 
1) Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.
2) Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.
3) Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.

- Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

F. Ditinjau dari segi penelitian
Dibedakan atas 3 jenis:

- Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh : paten penelitian, laporan, disertasi, dll.

- Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll.

- Dokumen tertier adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

3. Ruang Lingkup Dokumentasi

A. Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

B. Dokumentasi Korporil

Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

C. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.